目次
1. 結論はカンタンです
エンジニアがいない会社は、気づかない小さなムダが毎日たまっていきます。
集計に時間がかかる、同じ情報を何度も入力する、古いツールを直せない
——こうした積み重ねが、やがて仕事の遅さやミスの多さ、決断の遅れに変わります。結果、チャンスを逃します。
だから結論はシンプルです。「人でがんばる」をやめて、「仕組みで回す」に変える。
その最短の方法が、外のチームだけど専属のように伴走する私たちにまず相談することです。むずかしい準備はいりません。「これ、どうにかならない？」の一言で十分。
2. 「困ること」は毎日の小さなムダです
エンジニアがいないと、会社はどこで困るのか。
派手な事故というより、地味な面倒が毎日じわじわ効いてくるのが本当の姿です。
思い当たることがあれば、そこが最初の改善ポイントになります。
よくある困りごと（あるある集）
- スプレッドシートが壊れる
関数や参照が複雑で、直せる人が1人だけ。その人が忙しい・休む・辞めると止まります。 - 同じ情報を何度も打つ（二重入力）
会計、受発注、勤怠、在庫、CRM…それぞれに同じ情報を入力。ミスが増え、確認にも時間がかかります。 - 会議の前に手作業の集計大会
売上や在庫の数字を人がまとめるので、毎回半日〜1日飛びます。会議の場では数字が古いまま。 - 昔つくった外注ツールが触れない
作った人しか直せない。仕様書も手順もない。小さな変更でも大ごとになります。 - 権限とパスワードがぐちゃぐちゃ
共有アカウント、退職者の権限が残る、誰が何をしたか分からない。トラブル時に追えません。 - 現場のキーパーソンが燃え尽きる
一番仕事が分かる人ほど、細かい手作業に時間を取られ、改善の時間がゼロに。 - 「本当はできる改善」に気づけない
人がやるのが当たり前と思い込み、システム化で解ける道を知らないままになります。
かんたんな数字で見る“見えない赤字”
- 二重入力：1日15分 × 20営業日＝月5時間。これが3部署なら月15時間。
- 月末集計：8時間 × 2人＝月16時間。年にすると192時間。
- 確認のやりとり：1回5分 × 1日10回＝月約16時間。
これらは“少しずつ”に見えますが、1年たつと大きな赤字です。
しかも、決断の遅れという見えない損も発生します。
たとえば、集計に時間がかかって会議が1日後ろにずれると、施策のスタートも1日遅れます。受注や出荷、採用の決定が遅れるほど、売上や体験のチャンスは逃げていくのです。
まずは「全部やる」ではなく「1つだけ」
全部をいっぺんに直す必要はありません。むしろ危険です。
一番効果が大きい“1か所”だけに絞り、2〜4週間でミニ改善を入れます。たとえば——
- 毎朝の自動レポ：前日の売上・在庫・問い合わせ数を、毎朝9時にチャットに自動投稿。会議前の手作業がゼロに。
- 二重入力の解消を1か所だけ：最も件数の多い入力を自動連携（APIが無ければ暫定でRPA）。
- “直せる状態”に戻す：権限の整理、誰が何をしたかの履歴、いつでも戻せる手順（バックアップ）を先に入れる。
ここまでくると、数字が目に見えて下がる（時間・ミス・やり直し）。この“見える化”が、次に進む勇気になります。大丈夫、小さく始めて、良ければ広げる。 それで十分です。
3. なぜ起きるの？理由は3つだけ
エンジニアがいない会社でトラブルが増えるのは、むずかしい技術のせいではありません。たいていは、この3つが原因です。
1) 人手前提のままだから
- 「誰かが見て、打って、直す」が基本。
- 人が忙しい／休む／辞めると、その瞬間に止まる。
→今日できること - 同じ入力が2回以上ある場所を紙に書き出す。
- 「ここだけ自動化できない？」と1か所に絞って考える。
2) 役割と決め方があいまいだから
- 誰が決める人で、誰がやる人かがぼんやり。
- 相談の相手が多くて、返事が来ない→止まる。
→今日できること - R（やる）／A（決める）／C（相談）／I（共有）を1枚に。
- 48時間ルールを合意（2日返事がなければ暫定案で進む）。
3) 「作って終わり」で運用がないから
- 権限・履歴・バックアップ・戻し方が後回し。
- “動いたけどこわい”ので、誰も触れなくなる。
→今日できること - 退職・異動時の権限チェックを月1で実施。
- 「誰が何をしたか」を残す履歴と、戻せる手順を最初に置く。
3つのうちどれか1つでも直せば、流れは軽くなります。全部いっぺんにやらなくてOK。最初の1か所から動かしましょう。
4. 当社がやること
私たちは、外のチームですが専属の味方として、次の順番で進めます。
【ステップ1】会話で状況を整理（無料）
- 業務の流れを日本語で1～2枚にまとめます。
例）どのデータが入ってきて、どこへ出る？誰がいつ触る？ - やらないことリストも作ります（後回しにしてスピードを出すため）。
- ここまでで、何を小さく試すかが自然に見えてきます。
成果物（例）
- 1～2枚の整理メモ（目的／入力・出力／やらないこと／確認方法）
- 役割表（R/A/C/I）と48時間ルール
- 3つ以内のKPI（例：月の時短h・ミス率・翌朝9時の更新率）
【ステップ2】ミニ改善（2～4週間で実装）
全部は作りません。効く所だけを、小さく入れます。
- 日次の自動集計：会議前の“手作業まつり”をやめる。
- 二重入力を1か所だけゼロ：件数が多い所から。
- 毎朝チャットに数字を自動投稿：見る場所を増やさず、情報を“届ける”。
- 触れる状態に戻す：権限整理／履歴／戻し方（バックアップ）を最初から同梱。
進め方
- 週15分ミーティングで、進捗・困りごと・決めることだけ確認。
- 現場の方5人に触ってもらい、困りポイントをその場で直す。
- 小さなリリースを必ず出し、数字で効果を見ます。
【ステップ3】止まらない運用にする（継続）
作ったあとが本番。止めない仕組みをセットにします。
- 権限：最小限の権限、退職・異動の止め方を明文化。
- 履歴：誰が何をしたか残す。
- バックアップ＆戻し方：復元テストを月1で実施。
- 月次ふりかえり：時短・ミス率・更新率のグラフを見て、次の一手を決める。
- 資産は御社に：リポジトリや手順書は御社管理。内製化にも渡しやすい形で残します。
この段階で起きること（例）
- 月末の集計16h → 3h
- 同じ入力3回 → 1回
- 数字の確定が前倒し → 施策の着手も前倒し
数字が出ていれば、そのまま続けるか、採用へ橋渡しするかを選べます。
5. ミニ改善の実例
「まず小さく試す」と言われても、何をやればいいの？——という方へ。2〜4週間で形にできて、すぐ効果が出やすい“定番の3つ”を紹介します。どれもむずかしい準備は不要。会話→小さく作る→すぐ回すの順で進めます。
5-1. 毎朝の“自動レポ”
ねらい：会議前の「手で集計する時間」をゼロに。
やること：前日の売上、在庫、問い合わせ数など“見る数字”を決め、毎朝9時にチャットへ自動投稿。
時間感：2〜3週間で開始可能。
期待できる変化：
- 会議の準備が半日→ほぼゼロに。
- 「数字が古い」問題が消える。
- その日の打ち手が朝から決められる。
見える数字：集計にかかる時間、翌朝9時の更新率、会議の回数・時間。
コツ：最初は指標を3つ以内に。増やすのは慣れてから。
5-2. 二重入力を“1か所だけ”ゼロに
ねらい：同じ情報を何度も入れるムダを、まず1か所からなくす。
やること：件数が多い入力を1つ選び、自動連携（APIがあれば直結、なければ暫定RPA）。
時間感：2〜4週間。
期待できる変化：
- 入力ミスが目に見えて減る。
- 現場の手が空き、確認作業も減る。
見える数字：1か月あたりの入力回数、修正件数、入力にかかる時間。
コツ：暫定RPAにした場合は、「置き換え計画」を紙に書く（“暫定のまま放置”を防ぐため）。
5-3. 「触れる状態」に戻す（権限・履歴・戻せる手順）
ねらい：“作った人しか触れない”を終わらせる。
やること：
- 権限表（誰が何をできるか、退職・異動時の止め方）。
- 履歴（誰が何をしたかが残る）。
- バックアップ＆戻し方（万一の時にボタン1つで元に戻せる）。
時間感：1〜2週間で骨組みを整備。
期待できる変化： - 怖くて触れない状態が解消。小さな改善を回せる。
- 監査や取引先のチェックに強くなる。
見える数字：復旧時間（MTTR）、設定変更の回数と成功率、監査指摘ゼロ。
コツ：ここは最初から入れるのがベスト。機能より先に“止めない仕組み”。
どのメニューも、むずかしい設計図は不要。私たちが会話で状況を整理し、最短で効く一手から入れます。
6. Before→After
数字は会社によって変わりますが、よくある改善幅の目安を3パターンでお見せします。どれもミニ改善→運用→次の一手の流れで達成します。
6-1. 月末集計のBefore→After
Before
- 月末に8時間×2人＝16時間の手作業。
- 数字が固まるのが5営業日後。会議が後ろ倒し。
After（自動レポ＋日次集計の導入）
- 作業 16時間 → 3時間（チェック中心）。
- 確定が3営業日早くなり、翌月の打ち手が前倒し。
副作用の良い変化：議論が“気合い”から事実ベースに。やる・やらないが早く決まる。
6-2. 二重入力のBefore→After
Before
- 受注→在庫→出荷で、同じ入力を3回。
- ミス→再入力→出荷遅れ、の悪循環。
After（1か所ゼロ化→順次拡大）
- ゼロ化領域がまず1か所、効果を見て2か所目へ。
- 再入力・確認の時間が30〜60％減。
副作用の良い変化：現場が“確認役”から“改善役”へ。小さな提案が増える。
6-3. 問い合わせ対応スピードのBefore→After
Before
- メールの山から手で仕分け。初回返信が翌日になりがち。
- テンプレのコピペでムダが多い。
After（自動分類＋テンプレ下書き＋朝レポ）
- 初回返信が翌日→当日へ。
- 一次解決率が＋10〜15pt。
副作用の良い変化：クレームが減り、紹介やリピートにつながる。
小さく始めるから、外さない
- 2〜4週間でミニ改善を入れ、数字で続行判断。
- 効果が出た所だけ広げるので、ムダな投資が少ない。
- 作ったもの・手順・権限・履歴は社内の資産として残る。将来の内製化もスムーズ。
一言で言えば、“人でがんばる”時間が“考える時間”に変わる。
ここまで読んで「うちも似ている」と感じたら、次へ進みましょう。
7. よくある質問
Q1. 仕様がまとまっていないけど、大丈夫？
A. 大丈夫です。 会話しながらこちらで日本語の整理メモ（1～2枚）にします。絵や箇条書きでOK。完成図はいりません。
Q2. ITが苦手。専門用語が出てきたら不安。
A. 使いません。 「どこで困る？」「誰がいつ触る？」など日常の言葉だけで進めます。
Q3. どれくらいで効果が出ますか？
A. まず2〜4週間で“ミニ改善”を出し、時間やミスの数字で変化を見ます。そこで続ける/広げるを決めます。
Q4. いずれは社内でエンジニアを採用したい。
A. 歓迎です。 設計・手順・履歴を御社の資産として残すので、内製化への橋渡しがスムーズです。採用の職種・KPIも一緒に言語化します。
Q5. 情報漏えいが心配。監査は大丈夫？
A. 最初から“止まらない運用”をセットにします。
- 権限（最小限/退職時の止め方）
- 履歴（誰が何をしたか）
- バックアップ＆戻し方（復元テストつき）
監査や取引先のチェックにも強くなります。
Q6. 費用がこわい。高くなりませんか？
A. 小さく始めます。 まずは最小の一手だけ。回収の見込み（時短×時給、売上の前倒し）を保守的に出して、数字で判断します。
Q7. うちのツール、古くて触れない…
A. 触れる状態に戻します。 権限・履歴・バックアップを入れ直し、壊れやすい所から小さく置き換えます。止めずに前に進めます。
Q8. 相談だけしてもいい？
A. ぜひ。無料です。 「業務／困りごと／理想（ざっくり）」の3行があれば十分。そこから費用感に合わせた始め方を無料で提案します。
8. 進め方
Step 0｜連絡（無料）
メールやフォームで、3行だけ送ってください。
1）業務 2）困りごと 3）理想（ざっくり）
→ 24時間以内（営業日）にご返信します。
Step 1｜オンラインヒアリング 30〜45分（無料）
- 現状の流れを日常の言葉で確認
- やらないことリストを決めて、まず“効く一手”を選ぶ
- KPIを3つ以内に決定（例：月の時短h・ミス率・翌朝9時の更新率）
Step 2｜無料の進め方メモを受け取る
- 1〜2枚の整理メモ（目的／入力・出力／やらないこと／確認方法）
- スケジュール案（2〜4週間）と概算の費用感
- リスク対策（権限・履歴・バックアップ）を最初から同梱
Step 3｜ミニ改善スタート（2〜4週間）
- 例：毎朝の自動レポ／二重入力を1か所ゼロ化／触れる状態に戻す
- 週15分ミーティングで進捗・決めることだけ確認
- 現場の方5人に触ってもらい、その場で小さく直す
- 小さなリリースを必ず出し、数字で効果を確認
Step 4｜つづけ方を選ぶ
- 広げる（効果が出た部分を横展開）
- キープ（改善を維持しつつ様子見）
- 内製化へ橋渡し（資産を渡し、採用/引き継ぎを支援）
ご用意いただくもの（最初はこれだけ）
- 3行メモ（業務／困りごと／理想）
- もしあれば、使っているツール名と画面のスクショ1～2枚
- 打ち合わせ候補日時（第1〜第3希望）
私たちがお約束すること
- 専門用語なし、日本語で整理
- 小さく速く、数字で判断
- 止まらない運用（権限・履歴・戻せる手順）を最初から
9. お金の考え方はざっくりでOK
「高くつくのでは？」という心配は自然です。でも、今のままのムダを数字にしてみると、小さく始めるほうが安いケースが多いです。むずかしい計算はいりません。次の3ステップだけで十分。
9-1. 今のムダを出す
1か月あたりの手作業時間（A）と、1時間あたりの人件費（B）を掛けます。
- 例：月末集計16時間＋二重入力15時間＋確認16時間＝A＝47時間
- 人件費の目安：B＝4,000円/時（ざっくりでOK）
→ 今のムダ＝47×4,000＝188,000円/月
9-2. ミニ改善後を仮置きする
「PoC（2〜4週間）を入れたら、各作業が半分くらいになる」と控えめに想定。
- 例：47時間 → 18時間（チェック中心）
→ 改善後の手作業コスト＝18×4,000＝72,000円/月
→ 毎月の削減額＝188,000−72,000＝116,000円
9-3. 回収の目安を見る
- PoC費（例）：400,000円
- 回収期間＝400,000 ÷ 116,000 ≒ 3.4か月
ここに、決断の前倒しによる売上アップ（例：初回返信が翌日→当日で成約＋1件/月＝粗利＋200,000円）を足すと、
→ 純便益＝116,000＋200,000＝316,000円/月
→ 回収期間 ≒ 1.3か月
※数字は一例。大事なのは保守的に置くこと。1〜3か月で回収できそうなら、小さくトライが合理的です。
9-4. 見落としがちな“隠れコスト”
- 止まった日の損（出荷遅れ、クレーム、やり直し）
- 監査・取引先対応（権限や履歴がないことへの指摘対応）
- 属人ツールの作り直し（担当退職で一からやり直し）
→ 私たちは権限・履歴・バックアップを最初から入れるので、ここを大きく減らせます。
9-5. そのまま使えるメモ（コピペ）
- 今のムダ：＿＿時間/月 × ＿＿円/時 ＝ ＿＿円
- 改善後：＿＿時間/月 × ＿＿円/時 ＝ ＿＿円
- 月の削減額：＿＿円
- 売上の前倒し（あれば）：＿＿円
- 月の純便益：＿＿円
- PoC費：＿＿円 → 回収期間：PoC費 ÷ 月の純便益 ＝ ＿＿か月
10.安心材料
私たちが一番大事にするのは、“止まらない運用”です。機能より先に、安全の土台を入れます。むずかしい言葉は使いません。やることは4つだけ。
10-1. 権限（入れる人・止める人をハッキリ）
- 誰が何をできるかを表で決める（最小限が基本）
- 管理者は2人以上
- 退職・異動のときにすぐ止める手順を紙に
10-2. 履歴（誰が何をしたか残す）
- 変更・入力・削除などの足あとが残る
- 何かあってもすぐ原因を追える
10-3. バックアップ＆戻し方（練習つき）
- 毎日/毎週の保存ルールを決める
- 戻す練習を月1回（10分でOK）
- 万一のときにボタン1つで元に戻せる安心感
10-4. ベンダーロックインを避ける
- 資産は御社に（リポジトリ、設計、手順、設定）
- README・セットアップ手順・構成図を必ず残す
- 将来内製や他社に渡しても困らない形に
約束：この4つは、最初のミニ改善にも同梱します。
「作って終わり」ではなく、“安全に動き続ける”状態をセットでお渡しします。
11. 今すぐ送れる“3行テンプレ”
そのまま使える文面
件名：無料ヒアリング希望（エンジニア活用の相談）
本文：
1）業務：＿＿＿＿＿＿＿＿
2）困りごと：＿＿＿＿＿＿＿＿
3）理想（ざっくり）：＿＿＿＿＿＿＿＿
書き方のコツ（1分で埋まります）
- 業務：できるだけ具体的に（例：月末の売上集計／受発注の入力／在庫更新）
- 困りごと：時間・回数・ミスのどれかで（例：毎月16時間かかる／毎日同じ入力を3回／ミスが週3件）
- 理想：シンプルでOK（例：毎朝9時に自動で見たい／入力は1回にしたい）
送る前に足せると嬉しいもの（任意）
- 使っているツール名（例：スプレッドシート、会計SaaS、CRMの名前）
- 画面のスクショ1〜2枚（ぼかし可）
- 打ち合わせ候補日時（第1〜第3希望）
サンプル①（ほんの一例）
1）業務：月末の売上・原価の集計
2）困りごと：毎回16時間かかり、式が壊れることがある
3）理想：毎朝9時に最新の数字がチャットに届く状態にしたい
サンプル②
1）業務：受注→在庫→出荷の登録
2）困りごと：同じ情報を3回入力していてミスが出る
3）理想：入力は1回、他は自動で反映されるようにしたい
サンプル③
1）業務：契約の更新管理
2）困りごと：更新漏れが月に1〜2件出る
3）理想：期限前に自動でアラート＋更新書類がすぐ作れる状態
ポイント：完璧に書こうとしなくて大丈夫。
書き出すことで“最初の一手”が見えます。こちらで日本語の整理メモ（1〜2枚）にしてご返送します。
12. おわりに——“人でがんばる”から“仕組みで回す”へ
エンジニアがいない会社で起きるのは、派手なトラブルより毎日の小さなムダです。
スプレッドシートが壊れる、同じ入力を何度もする、会議前の集計に半日かかる——その積み重ねが、仕事の遅さ・ミスの多さ・決断の遅れになって、気づかないうちにチャンスを逃します。
だからこそ、いきなり大工事も、いきなり高い採用もいりません。
やることは3つだけ。
1）困りごとを言葉にする（3行でOK）
2）小さく試す（2〜4週間のミニ改善）
3）止まらない運用にする（権限・履歴・戻せる手順を最初から）
私たちは、外のチームですが専属の味方として並走します。
- 専門用語なしで会話し、状況を日本語のメモに整理
- 毎朝の自動レポ／二重入力のゼロ化など、すぐ効く一手から着手
- 権限・履歴・バックアップを最初から同梱し、作って終わりにしない
- つくった資産は御社に残すので、将来の内製化にもそのまま渡せます
お願いは、たった3行から。
「業務／困りごと／理想」を送ってください。無料ヒアリング（30〜45分）で、御社の費用感に合わせた始め方をその場で提案します。
“人でがんばる”から“仕組みで回す”へ。
小さく、速く、確実に。今日から一緒に進めましょう。
— ご連絡、お待ちしています。