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■ 導入前の課題
採用代行会社では、クライアントの数が増えるほど、
毎月の請求書作成が完全にマンパワー依存になり、現場がパンクしやすい。
担当者が抱えていた実際の負荷は次のとおり
- 顧客が多い（20〜100社以上）
- 毎月やることは同じなのに、1件ずつ手作業で請求書を作成
- キントーンで実績を確認
→ スプレッドシートのテンプレに転記
→ PDF化
→ メール文面を作成
→ 送付先のコピペ
という一連の作業がすべて手動 - 請求漏れ・送付ミスが起きるリスク
- 締め日の前後は、作業の8割が「請求書の作成と送付」で埋まる
つまり、
「テンプレは決まっているのに、顧客数が多すぎて毎月数時間〜数十時間失う構造」
になっていた。
■ 提供した解決策
Timebirth が構築したのは、
“顧客数が多いほど効果が出る” 請求書自動生成＋メール下書き作成システム。
やったことはシンプルだが、破壊力が大きい。
① キントーンの顧客データを自動取得
- 顧客名
- 金額
- 契約プラン
- メール送付先
- 締日情報
など
毎月入力される「請求に必要な情報」を自動で読み取る。
② スプレッドシートの請求書テンプレに全顧客分を自動で差し込み
- テンプレは現場が使っているフォーマットをそのまま利用
- 顧客数に応じてシートを自動生成
- 明細・会社情報・但し書きも自動反映
- 人間がやっていたコピペ作業を全部0に
1件ずつ請求書を作る → 全社ぶん一括生成へ
③ 自動でPDF化して保存
- 顧客ごとにファイル名を自動付与
- 月次フォルダへの振り分けも自動
- バックアップ保存も可能
④ メールの下書きを自動作成（送付先も自動セット）
ここが人のストレスを一番減らしたポイント。
- 件名：自動生成
- 本文：テンプレを自動差し込み
- 宛先：キントーンから自動取得
- CC / BCC：会社ルールに合わせて自動設定
- 添付：自動生成したPDFを自動添付
- 全顧客ぶんの「下書き状態」が完成
請求担当者は、
「下書き一覧を確認して、問題なければ送信を押すだけ」 という状態に。
■ 導入効果
請求書作成時間：月5〜10時間 → 30分以内に
（顧客数が多いほど効果が大きい）
