■ 導入前の課題

人材紹介会社では、複数の求人媒体から毎日応募が届くが、

  • 媒体ごとに応募データの形式が違う
  • 必要情報（氏名・連絡先・職種・備考）がバラバラ
  • メール添付／媒体管理画面／CSVなど取得方法が統一されていない
  • 手作業でスプレッドシートへ転記
  • 重複応募・再応募を目視で確認
  • 担当者の負担が大きく、応募の取りこぼしが発生

という課題を抱えていた。

特に深刻だったのは、
応募に気づくのが遅れ、候補者が他社へ流れること。

担当者は朝・昼・夕と複数回チェックしていたが、
応募件数が多い日は 1〜2時間、延々と転記作業を行っていた。

■ 提供した解決策

Timebirth では、
複数媒体の応募を1つの管理シートへ自動集約する「応募者自動収集システム」
を構築。

以下の機能を中心に設計した。

① 全媒体からの応募データを 自動で取得

  • 各媒体の管理画面／メール／CSVデータを自動監視
  • ダウンロードや解析を自動実行
  • 氏名・連絡先・職種・応募日時などを共通フォーマットへ整形
  • 既存のデータ構造に合わせて差分のみ取り込み

※対応可能な媒体はお問い合わせください。

② スプレッドシート／自社システムへの自動反映

  • 重複応募を自動判定
  • 再応募は既存候補者へ自動紐づけ
  • 媒体名・応募ルート・タグの自動付与
  • 誤登録防止ロジックで安心運用

③ 通知の自動化

  • 新規応募があれば Slack / Chatwork / メールに即時通知
  • 応募が一定時間来ない場合のアラート
  • 大量応募時のまとめ通知も可能

■ システム構成

  • Python ＋ Google Apps Script のハイブリッド構成
  • 媒体ごとの仕様変更に対応可能な拡張設計
  • 夜間〜早朝の自動バッチ処理
  • エラー通知・ログ保存で運用の安定性を確保
  • 紹介会社特有の「複数クライアント単位の求人管理」にも対応

■ 導入効果

応募転記作業：月40〜60時間 → 0時間

応募取りこぼしが実質0に

候補者連絡のスピードが 数時間 → 数分に改善

担当者の工数削減 + 成約率アップ

紹介会社では初回反応速度が合否に直結するため、
自動化によって 候補者との連絡開始が圧倒的に早くなり、成約率も改善。

業務の標準化で属人化を解消

新人教育の手間も大きく減少した。