人材会社の業務フロー図鑑

起こりやすい問題

• 接触履歴が担当者の記憶とメールにしか残っていない
• 過去に断られた企業へ別の担当者が再アプローチしてしまう

属人化しやすい作業

企業ごとの温度感・提案の入り口の判断

自動化しやすい作業

リスト整備、接触履歴の記録、追いかけ漏れのリマインド

システム化を検討するタイミング

担当者が2名以上になり、接触先が重複し始めたとき

起こりやすい問題

• ヒアリング項目が人によって違い、後から聞き直しが発生する
• 条件変更の連絡がメールに埋もれ、古い条件のまま提案してしまう

属人化しやすい作業

「この企業が本当に求める人物像」の解釈

自動化しやすい作業

ヒアリング項目の標準化、条件変更の記録と社内共有

システム化を検討するタイミング

求人数が増えて、条件の聞き直し・食い違いが月に何度も起きるとき

起こりやすい問題

• 同じ求人を複数の場所（社内表・媒体・自社サイト）に入力している
• 条件変更の反映が媒体ごとに遅れ、掲載内容が食い違う

属人化しやすい作業

媒体ごとの入稿ルール・通りやすい原稿の書き方

自動化しやすい作業

媒体への転記・一括入稿、更新差分の反映

システム化を検討するタイミング

掲載媒体が3つ以上になり、転記と更新が誰かの仕事として固定化したとき

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起こりやすい問題

• 応募が媒体ごとに別々の受信箱へ届き、転記が手作業になる
• どの媒体からの応募が決定につながったか、経路別の集計ができない

属人化しやすい作業

スカウト文面の書き分け、どの媒体にどんな応募者が多いかという経験

自動化しやすい作業

応募情報の自動取り込み、重複応募の検知、経路別集計

システム化を検討するタイミング

応募の転記が毎日の作業になり、初回連絡の遅れが出始めたとき

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起こりやすい問題

• 日程調整のやり取りに往復のメールが必要で、初回面談までが遅い
• 面談メモの粒度が人によって違い、他のCAが引き継げない

属人化しやすい作業

希望条件の深掘り、転職意欲の見立て

自動化しやすい作業

日程調整、面談前の情報収集フォーム、記録項目の標準化

システム化を検討するタイミング

面談数が増え、日程調整が業務時間を目に見えて奪い始めたとき

起こりやすい問題

• どの求人を誰に提案済みかが記録されておらず、同じ求人を二度提案してしまう
• 提案がCA個人の記憶にある求人に偏り、マッチするはずの求人が漏れる

属人化しやすい作業

どの求人をどの求職者に提案するかという判断

自動化しやすい作業

条件マッチング候補の抽出、提案履歴の記録

システム化を検討するタイミング

保有求人が増えて、CAが全求人を把握しきれなくなったとき

起こりやすい問題

• 推薦文の作成に時間がかかり、推薦のスピードで他社に負ける
• 企業ごとの提出フォーマットへの転記が手作業

属人化しやすい作業

推薦文の書き方、企業ごとにどこを推すかの判断

自動化しやすい作業

推薦文の下書き生成（AI活用）、フォーマット変換、推薦状況の記録

システム化を検討するタイミング

推薦数を増やしたいのに、書類作成がボトルネックになっているとき

起こりやすい問題

• 選考状況の更新が遅れ、求職者・企業への連絡が後手に回る
• 企業と求職者の間の日程調整で往復が多く、辞退のきっかけになる

属人化しやすい作業

選考中のフォロー（気持ちのケア・辞退の予兆察知）

自動化しやすい作業

ステータス更新の通知、日程調整、リマインド送信

システム化を検討するタイミング

同時進行の選考数が増え、状況把握のための社内確認が頻発するとき

起こりやすい問題

• 内定から入社までのフォローが担当者任せで、入社前辞退の兆候を掴めない
• 入社日・条件の最終確認が口頭やメールに散らばる

属人化しやすい作業

内定者の意思決定の後押し、入社前の不安のフォロー

自動化しやすい作業

入社までのフォロー予定の管理、確認事項のチェックリスト化

システム化を検討するタイミング

同時期の内定者が複数になり、フォロー漏れが起き始めたとき

起こりやすい問題

• 顧客ごとに異なる手数料率・保証条件が契約書の中にしかなく、請求時に都度確認している
• 返金保証の期限管理が漏れ、売上見込みが実態とずれる

属人化しやすい作業

顧客ごとの請求条件の把握

自動化しやすい作業

成約から請求書発行までの連携、保証期限のリマインド、売上見込みの自動集計

システム化を検討するタイミング

月次の売上集計に何日もかかる、または請求ミスが起きたとき

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