SELF CHECK
仕組み化レベル診断
10個の質問に「あてはまる」「あてはまらない」で答えると、自社の仕組み化レベル(1〜5)と、最初に改善する候補が分かります。所要は1分ほどです。
回答はこのページの中だけで判定し、サーバーに送信されることはありません。
診断の前に
「あてはまる」の数が多いほど悪い、というものではありません。会社の段階によって、いま取り組むべきことと、まだやらなくてよいことが変わります。診断結果では、その両方をお伝えします。
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診断結果
レベル1個人管理段階
業務が担当者それぞれの工夫で回っている段階です。この段階では、ツールを入れるより先に「どの情報をどこで管理するか」を決めることが最も効果的です。
- 最初の一歩
- 求人・求職者・選考の情報の置き場所を1つずつ決めて、共有の管理表にまとめる。
- 今はやらなくていいこと
- システム開発やATSの導入は、まだ検討しなくても問題ありません。ルールがないままツールを入れても、定着しないためです。
- 検討する仕組み
- 共有スプレッドシートと、入力ルールの明文化。
レベル2共有管理段階
管理表の共有まではできていますが、入力や更新のルールが人によって違う段階です。ルールをそろえることと、更新漏れの対策が次の一歩です。
- 最初の一歩
- 管理表の項目を棚卸しして、「使う項目・使わない項目・入力ルール」を決める。
- 今はやらなくていいこと
- 大きなシステム開発は、まだ早いことが多い段階です。まずはルールの統一から始めるのがおすすめです。
- 検討する仕組み
- 管理表の標準化と、転記・リマインドなどの小さな自動化。
レベル3部分システム化段階
ATSやツールを使い始めているのに、手作業やシステム外のスプレッドシートが残っている段階です。多くの会社がここで止まります。原因はツールではなく、情報の置き場所が決まっていないことにあります。
- 最初の一歩
- 二重管理になっている情報を洗い出して、どちらに寄せるかを決める。
- 今はやらなくていいこと
- ツールの乗り換えを先に考える必要はありません。情報の置き場所を決めないまま乗り換えても、同じ問題が再発するためです。
- 検討する仕組み
- システム同士の連携と、転記作業の自動化。
レベル4業務統合段階
主要な業務は一つの仕組みに載っている段階です。残っている手作業と、集計・報告まわりの自動化で効果が出ます。
- 最初の一歩
- 毎週・毎月の集計や報告資料づくりを自動化する。
- 今はやらなくていいこと
- 全業務の完全な自動化を目指す必要はありません。人がやったほうがよい業務は、残して問題ありません。
- 検討する仕組み
- API連携と、売上見込み・KPIの自動集計。
レベル5自動化・データ活用段階
仕組みはかなり整っています。ここからは、たまったデータを経営の判断に使う段階です。
- 最初の一歩
- 決定率や経路別の成果など、たまっているデータを判断に使える形にする。
- 今はやらなくていいこと
- 新しいツールの追加は、かえって全体を複雑にすることがあります。
- 検討する仕組み
- KPIの見える化と、AIの実務での活用。
あてはまった項目と、改善の方向性
-
求人情報を、複数の場所に入力している
求人データを1か所にまとめ、媒体への転記を自動化するのが定石です。
「求人登録・掲載」の工程を見る -
求職者への連絡状況を、担当者が個人のメモやメールで管理している
連絡状況を、全員が見える場所に記録するルールへ変えるところから始まります。
「選考・日程調整」の工程を見る -
担当者が休むと、その案件の状況が分からなくなる
記録する項目をそろえるだけで、誰でも引き継げる状態に近づきます。
業務フロー図鑑で属人化しやすい作業を見る -
求人情報の更新漏れや、古い条件のままの掲載が起きる
更新を1か所に集約して、差分を各媒体へ反映する形が有効です。
「求人登録・掲載」の工程を見る -
同じような内容のメールを、1日に何度も手で作っている
テンプレート化と自動送信で減らせる、典型的な自動化候補です。
「選考・日程調整」の工程を見る -
売上見込みを聞かれても、すぐに答えられない
成約・請求・保証期限の情報を1つの表に集約すると、いつでも答えられます。
「請求・返金保証」の工程を見る -
CSVの加工や集計を、毎回手作業でやっている
データの変換・集計は、自動化しやすい作業の代表格です。
導入事例を見る -
入力のしかたが、担当者ごとに違う
項目と入力ルールを決めるだけで、検索性と引き継ぎやすさが大きく変わります。
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システムやATSの外に、スプレッドシートが増え続けている
「どの情報をどこで管理するか」を決め直すタイミングのサインです。
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業務の棚卸しで「顧客ごとの違い」を整理すると、システム化の土台ができます。
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あてはまる項目はありませんでした。管理の仕組みはかなり整っている状態です。
ご相談は無料です。診断結果をお送りいただく必要はありません。