求職者から応募が発生するたびに、PORTERSへ手入力していませんか？
PORTERSで求職者を管理していても、応募そのものは求人媒体やATSから入ってきます。
多くの会社では、この間を人がリソースを割いて入力しています。
朝いちばんに媒体の管理画面を開いて、新しい応募がないかを確認する。あれば内容を読んで、PORTERSに切り替えて、同じことを打ち込む。媒体が5つあれば5回、10あれば10回、これを毎日繰り返すことになります。
ひとつずつは数分の作業です。
ただ応募は営業時間のあいだずっと入ってくるので、そのたびに手が止まります。そしてこのやり方で回していると、次の3つはどうしても起きます。
- 業務を止めて入力しなければいけない
- データ登録時に誤った内容を入力してしまう
- 求職者への連絡が遅れてしまう
気をつけていれば防げる、という話ではありません。
件数が増えれば、確率の問題として起きます。
媒体とPORTERSをシステム同士でつないでしまうのが、いちばん確実です。
実際に、15ほどの求人媒体からPORTERSへの登録を自動化しました
実際に当社では、約100名規模の人材紹介会社様で、求人媒体からPORTERSへの登録を自動化しています。
PORTERSの利用者は約20名。
利用している求人媒体は約15媒体あり、月間400件近くの応募が発生しています。
自動化前は、各媒体から応募が入るたびに内容を確認して、PORTERSへ登録していました。
合計すると、転記にかかる時間は1日約2時間。
ただ、問題は「2時間」という作業時間だけではありませんでした。
応募は決まった時間にまとめて入ってくるわけではありません。
他の業務をしている途中で応募が入ると、一度作業を止めて応募を確認し、PORTERSへ登録する。そして、また元の業務へ戻る。
この繰り返しによって、まとまった時間を使って他の業務に集中しづらい状態になっていました。
そこで、求人媒体から応募情報を取得し、PORTERSへの登録まで自動で行う仕組みを構築しました。
導入後、これまで1日約2時間発生していた転記作業は0になっています。
どうやって求人媒体とPORTERSを連携させるのか？
【求人媒体側】RPAで応募者情報を取得
求人媒体の多くは、外部から自由に利用できるAPIを公開していません。
今回の事例では、当社で開発したRPAを使って各求人媒体からCSVを取得しています。
取得したCSVは、媒体によって項目名やデータ形式が異なります。
そのため、取得したデータをそのままPORTERSへ送るのではなく、媒体ごとのデータを整理・変換してからPORTERSへ登録します。
【PORTERS側】APIを使って自動登録
一方、PORTERSはAPIを公開しています。
集めた応募者情報をAPI経由で登録することで、PORTERSの管理画面を人が操作することなくデータを登録できます。
今回の事例では、単純に求職者の基本情報だけを登録しているわけではありません。
- レジュメ
- 選考プロセス
- 個人連絡先
- 求人
- その他、応募者登録に必要なテーブル
など、必要なテーブルへの登録まで自動で行っています。
さらに、登録したデータ同士の紐付けも行います。
CSVインポートではなく、PORTERS APIを使う理由
「求人媒体からCSVを取得できるのであれば、そのままPORTERSへCSVインポートすればいいのでは？」
と思われるかもしれません。
実際、単純にデータを登録するだけであれば、CSVインポートで対応できるケースもあります。
今回APIを利用した理由は、登録した後の処理まで自動化するためです。
たとえば今回のシステムでは、
- レジュメテーブルへの添付ファイル登録
- 選考プロセステーブルへの登録
- 選考プロセスと求人テーブルの紐付け
といった処理まで自動で行っています。
CSVインポートだけでは、複数のテーブルへデータを登録し、それぞれを必要な形で紐付けるところまで一連の処理として行うことが難しい場合があります。
PORTERS APIを利用することで、
「応募者の情報だけPORTERSに入っている状態」ではなく、その後の業務ですぐ使える状態まで自動で作る
ことができます。
ここが、単純なCSVインポートとの大きな違いです。
登録するデータの形式について
媒体から取れた情報を、PORTERSのどの項目に入れるかは、運用する会社によって異なります。
そのため、最初の要件定義の段階で、以下のような項目を一つずつ相談しながら決めていきます。
- 各媒体のどの項目を、PORTERSのどの項目に入れるか
- 登録した時点で、選考をどの段階に置くか
- 担当者を誰にするか
- どの求人と紐付けるか
- 重複応募があった場合にどうするか
すでにPORTERSを利用している場合でも問題ありません。
現在のPORTERS環境やカスタム項目、実際の業務フローを確認し、それに合わせて連携方法を設計します。
PORTERS API連携では、こんな処理もできます
今回の事例以外にも、PORTERS APIを使ってさまざまな処理を自動化できます。
複数の求人媒体を1つのPORTERSへ集約
複数媒体から取得した応募者情報を、1つのPORTERS環境へ集約できます。
今回の事例では、約15の求人媒体から月400件近くの応募情報を処理しています。
求人との自動紐付け
どの求人に対する応募なのかを判定し、PORTERS上の求人と自動で紐付けることができます。
担当者の自動設定
求人や応募情報などの条件に応じて、PORTERS上の担当者を自動設定する処理も可能です。
選考ステータスの自動設定
応募者を登録すると同時に選考プロセスを作成し、指定した選考ステータスを設定することもできます。
重複応募の判定
すでにPORTERSに登録されている求職者と照合し、重複応募かどうかを判定する処理も組み込めます。
カスタム項目への登録
各社で作成しているPORTERSのカスタム項目にも登録できます。
PORTERSから外部システムへの連携
求人媒体からPORTERSへ登録するだけではなく、PORTERSに登録されている情報を外部システムへ連携する仕組みも開発できます。
実際の導入結果
今回の人材紹介会社様では、約15の求人媒体を利用し、月400件近くの応募が発生しています。
導入前
応募が発生するたびに求人媒体を確認し、PORTERSへ手作業で登録。
1日合計約2時間の転記作業が発生していました。
また、応募のタイミングに合わせて対応する必要があるため、通常業務が細かく中断される状態でした。
導入後
現在は、
求人媒体からCSV取得
↓
データの整理・変換
↓
PORTERS APIで各テーブルへ登録
↓
レジュメ・求人・選考プロセスなどを紐付け
という一連の処理を自動で行っています。
これによって、これまで1日約2時間発生していた転記作業は0になりました。
応募が発生するたびにPORTERSへの登録作業を挟む必要もなくなり、担当者が他の業務に集中できるようになっています。
できないこと
RPAで自動化できない媒体もございます。
求人媒体側の仕様によって、CSVの取得方法や自動化できる範囲が異なるためです。
その場合は、調査した段階であらかじめお伝えいたします。
「今使っている媒体が対応できるか分からない」という場合でも、媒体名をお知らせいただければ確認いたします。
PORTERS API連携の費用
今回のような求人媒体とPORTERSの連携システムの場合、
開発費用：25万円〜
運用・保守：月額5万円〜
が目安です。
連携する求人媒体の数や、PORTERSへ登録する項目、登録後に行う処理などによって費用は変わります。
現在の業務を確認したうえで、必要な範囲をご提案します。
運用開始までの期間
業務のヒアリングから動き始めるまで、2〜4週間が目安です。
すでにPORTERSを利用している場合でも、既存環境に後から追加できます。
PORTERS API連携についてよくある質問
すでにPORTERSを使っています。後から導入できますか？
はい。現在利用しているPORTERS環境に合わせて開発できます。既存の項目やカスタム項目、運用方法を確認したうえで連携方法を設計します。
複数の求人媒体からPORTERSへ自動登録できますか？
可能です。今回の事例では、約15の求人媒体から取得した応募者情報を1つのPORTERS環境へ登録しています。
PORTERSのカスタム項目にも登録できますか？
可能です。現在利用しているカスタム項目を確認し、必要な情報を登録するように設計できます。
求人との紐付けまで自動化できますか？
可能です。応募者情報を登録するだけではなく、選考プロセスを作成し、該当する求人と紐付ける処理も自動化できます。
履歴書や職務経歴書などのファイルも登録できますか？
可能です。今回の事例でも、レジュメテーブルへの添付ファイル登録まで行っています。
重複応募も判定できますか？
可能です。PORTERSに登録されているデータと照合し、重複を判定する処理を組み込めます。
PORTERSから別のシステムへ連携することもできますか？
可能です。「外部システム → PORTERS」だけでなく、「PORTERS → 外部システム」の連携も開発できます。
どの求人媒体でも対応できますか？
媒体によって異なります。
求人媒体側の仕様を確認したうえで、自動化できるかどうかを事前にお伝えします。
まずは、お使いの媒体を教えてください
PORTERSをお使いで、応募が来るたびに手動で登録しているなら、その作業はほとんどなくせます。
特に、
- 複数の求人媒体を利用している
- 応募が来るたびにPORTERSへ転記している
- CSVインポート後にも手作業が残っている
- 応募対応によって他の業務が頻繁に中断されている
という場合は、自動化できる範囲がないか一度確認してみてください。
対応できるかどうかは媒体によって変わります。
お使いの媒体名と現在のPORTERSへの登録方法を教えていただければ、まず対応可能かどうかを確認します。
