RPAは動いているのに、誰かがずっと面倒を見ていませんか？
求人媒体から応募者を集める作業をRPAで自動化して、そこまでは順調だった。ところがしばらく経つと、止まったRPAを直す作業と、ちゃんと動いているかを確かめる作業が新しく生まれていた。作業を減らすために入れたはずが、別の作業が増えてしまったという話を、よくうかがいます。
RPAが止まるのは、製品が悪いからではありません
RPAは、人が画面でやっている操作をそのまま真似する道具です。ここをクリックして、この欄に入力して、この順番で進む。人の代わりに画面を触ってくれるものだと考えると分かりやすいと思います。
この作りなので、操作先の画面が変わると止まります。ボタンの位置がずれた、項目が1つ増えた、ログインの手順が変わった。それだけで、昨日まで通っていた手順が通らなくなります。
そして求人媒体は、画面がよく変わります。媒体からすれば当たり前の改善なのですが、自動化している側にとっては予告のない変更です。媒体を10使っていれば、いつ止まってもおかしくない場所が10か所あることになります。
つまり、壊れやすいのはRPAの出来が悪いからではなく、画面を真似するというやり方そのものが理由です。どのRPA製品を選んでも、ここは変わりません。
「保守が大変」。たいてい次の3つです
止まること自体は、実はいちばんの問題ではありません。お話をうかがっていくと、大変さの中身はいつも同じところに行き着きます。
直せる人が社内にいない
作った担当者が異動した、退職した。残った人には中身が分かりません。動いているあいだは誰も困らないので、止まって初めて「この人しか分からなかった」と気づきます。
止まったことに、すぐ気づけない
RPAは動いた記録を残しますが、「取れるはずの応募者が取れていない」ことまでは教えてくれません。0件のまま正常に終わってしまうことがあります。数日経ってから、応募者への連絡が漏れていて発覚する。これがいちばん痛い形です。
直すたびに、見積もりが必要になる
外注してる場合、シナリオの改修はそのつどの作業になります。1回あたりは小さな金額でも、媒体が10あれば年間ではそれなりの回数になります。年度末に集計して、思っていたより払っていたと気づくことも少なくありません。
RPAが苦手なこと
もう一つ、置き換えのご相談でよく出るのがこの話です。
RPAは画面を操作する道具なので、画面に出てこない処理は苦手です。たとえば次のようなことを頼むと、途端に無理が出てきます。
- 集めたデータを整える。
媒体ごとにばらばらな氏名の書き方、日付の形式、全角と半角をそろえる。ふりがなを分ける。どの経路から来た応募かを見分ける - どこかに保存する。
データベースに入れる、いま使っている管理システムに渡す、決めた場所にファイルとして残す - 条件によって処理を分ける。
すでに登録されている人かどうかを調べて、あれば登録しない、なければ新しく作る
できないわけではありません。ただ、無理をさせるほど手順が長くなり、その分だけ止まりやすくなります。止まりやすくなれば保守が重くなるので、結局さきほどの話に戻ってきます。
当社ができること
当社もRPAの開発を行っており、既存で運用中のRPAツールとの置き換えを依頼いただくことがございます。
初めに正直にお答えします。当社のRPAも止まることがあります。画面が変わればプログラムも通らなくなるのは、既製のRPAと同じです。
既製のRPAとの違いは、契約の形にあります。当社のRPAは仕組みを動かし続ける契約なので、構築～保守までを、当社が行います。
まずは、いまの状態を聞かせてください
- RPAが止まるたびに、誰かが手作業で埋めている
- シナリオを作った担当者が、もういない
- 改修の見積もりが、そのつど出てくる
ひとつでも当てはまるようでしたら、いまのRPAが何をしていて、置き換えると何が変わるかを整理してお出しします。
対応できるかどうかは媒体によって変わりますので、お使いの媒体名をお知らせください。可否を先にお答えします。